Cosa fa
L'Ufficio Protocollo svolge il duplice ruolo di funzione giuridica, attestando l'esistenza di un determinato documento dal quale discendono diritti e doveri nei confronti dell'Amministrazione e di terzi, e di gestione dei flussi documentali in entrata ed uscita da e verso l'Ente.
Con il termine protocollo si intende l’operazione di registrazione quotidiana dei documenti ricevuti o spediti dal Comune di Nuvolera. Ad ogni documento viene assegnato un numero progressivo, che ricomincia da 1 all’inizio di ogni anno solare.
Informazioni, guide, servizi
L’ufficio Protocollo è l'ufficio in cui si registrano, su un apposito registro informatico con numerazione progressiva annuale, i documenti e le richieste presentate dai cittadini, da altri enti o associazioni e dalle imprese, nonché tutta la documentazione prodotta dall'Amministrazione Comunale e trasmessa all'esterno.
Per ogni documento sono annotati sul registro informatico il mittente o destinatario, l'oggetto, l'ufficio competente a trattare quel particolare argomento ed altre informazioni necessarie alla gestione interna del documento (classificazione archivistica, collegamento con altri documenti, ecc). Al documento viene poi associato un numero (obbligatoriamente di sette cifre) che, unitamente alla data di ricezione, è trascritto sul documento stesso e lo individua in maniera inequivocabile nella serie annuale della documentazione dell'ente. La documentazione protocollata viene poi smistata agli uffici comunali competenti, che si prendono carico della trattazione e della definizione della pratica.
Solo dopo l’apposizione della segnatura del protocollo un atto acquisisce validità giuridicamente rilevante.
Anche tutti i documenti in uscita devono essere registrati mediante l'assegnazione del numero di protocollo. Non si può dar corso agli atti che non siano stati precedentemente registrati a Protocollo o che non riportino l'apposito timbro di arrivo.
La posta elettronica certificata (PEC)
La posta elettronica certificata (PEC) è uno strumento che permette di dare, ad un messaggio di posta elettronica, lo stesso valore di una raccomandata con ricevuta di ritorno tradizionale.
Il termine “certificata” si riferisce al fatto che il gestore del servizio rilascia al mittente una ricevuta che costituisce prova legale dell’avvenuta spedizione del messaggio ed eventuali allegati.
Allo stesso modo, il gestore del destinatario invia al mittente la ricevuta di avvenuta consegna.
I gestori certificano quindi con le proprie “ricevute”:
- che il messaggio è stato spedito
- che il messaggio è stato consegnato
- che il messaggio non è stato alterato
A differenza della tradizionale posta elettronica, alla PEC è riconosciuto pieno valore legale e le ricevute possono essere usate come prove dell'invio, della ricezione ed anche del contenuto del messaggio inviato.
Questo ufficio si occupa inoltre dell'archiviazione, nell'archivio corrente, dei documenti cui è stata data l'evasione.